TIPS VOOR MS TEAMS

Om het samenwerken vanuit huis makkelijker te maken, is Microsoft Teams versneld uitgerold. Ook de ondersteuning is in sneltreinvaart neergezet. Persijn Meerman en Renate van Rheenen zijn dagelijks op het Support Forum om vragen van collega’s te beantwoorden. Wat zijn hun top tips?

Persijn: Zie je door de chats je berichten niet meer? Wat is nou precies wat?

Chat: De chat kun je gebruiken voor overleg of vergaderen (met beeld) tot maximaal 20 personen. Overweeg ook om je chat binnen MS Teams te gebruiken als vervanging (voor een gedeelte) van je mail. Alles wordt opgeslagen in de chat.

Teams: Een Team gebruik je om mee samen te werken. Je doet dit samen met alle leden binnen je team. Je kunt bijvoorbeeld informatie en bestanden uitwisselen. Iedereen dit lid is van het Team ziet deze informatie.

Kanalen: een Kanaal is een onderdeel van een Team. Dit gebruik je samen met een groep mensen om intensief samen te werken. Maak je van je Kanaal een privékanaal (te zien aan het slot icoontje), dan is de informatie daarbinnen alleen toegankelijk voor de leden. Denk hier goed over na, want dit kun je naderhand niet meer omdraaien. Binnen een Team kun je maximaal 30 privékanalen aanmaken.

Renate: Hoe maak je een Teams vergadering link aan in een Outlook agenda item

Online vergaderen werkt het beste in Teams. Als je de Outlook agenda gebruikt, kan je nu ook een Nieuwe Teams-vergadering maken die button.

Je kan je collega’s direct uitnodigen. Wil je externen uitnodigen? Geen probleem. Kopieer de link uit de vergadering en deel deze in een nieuwe e-mail.

Lukt dit nou niet of is dit niet beschikbaar? Maak dan gebruik van de Vergaderlink maken optie in MS Teams. Zie tip 2.

Persijn: Hoe maak je een vergaderlink aan in MS Teams?

Maak je bijvoorbeeld gebruik van webmail en wil je een vergadering aanmaken in MS Teams, maak dan gebruik van de tab Vergaderlink maken. Deze vind je in het team Support/FMR/FT in het Algemeen kanaal.

Klik vervolgens op Creëer een link voor een Teams vergadering om een vergaderlink aan te maken.

Er wordt dan een link gecreëerd die je eenvoudig kunt kopiëren (maak gebruik van de Kopieer Link button) en plakken in je mail of vergaderverzoek.

Renate: Wil je vergaderen met maximaal 20 personen?

Je kunt direct uit een chat videobellen en zelfs je scherm delen. Wil je met meer dan 20 man vergaderen, maak dan gebruik van de vergaderlink.

Persijn: Wil je wel je camera gebruiken, maar niet alles uit je achtergrond tonen?

Maak dan gebruik van een achtergrond effect. Je kunt deze laten vervagen of zelfs een leuk effect toevoegen. Tijdens het videobellen kun je klikken op de drie bolletjes (Meer acties). Vervolgens klik je op Achtergrondeffecten weergeven en maak daar je keuze. Klik op Toepassen.

Renate: Wil je een bestand delen met een collega die niet in jouw Team zit?

Open het bestand uit Teams in de Desktop-app. Kies rechts bovenin voor de optie delen. Geef hier de naam op van de collega die toegang moet krijgen tot het bestand. Vervolgens stuur je via de knop Outlook een link naar jouw bestand. De opgegeven collega kan direct jouw bestand inzien en bewerken. Je kan de toegang altijd ontzeggen of een eerdere versie van het bestand terugzetten via SharePoint.

Renate: Heb je vragen over MS Teams, kijk dan eerst op thuiswerken.mijnhva.nl. Kom je er niet uit?

Stel dan je vraag op het Support Forum. Daar helpen we je graag verder.